La administración de software es el proceso de administrar el uso y las compras.
A medida que las empresas aumentan las contrataciones en software, su gestión se vuelve cada vez más compleja.
Esto puede suponer un grave problema si no se realiza de la forma adecuada, ya que puede ocasionar duplicidades, software en desuso, cobros por renovaciones no deseadas, etc.
Pero con el enfoque correcto y la herramienta adecuada es posible gestionar de forma eficiente toda la infraestructura de software, tanto el modelo SaaS como el On Premise.
Continúe leyendo para saber cuáles son las mejores prácticas para una gestión de software simple, ágil y segura.
¿Por qué es importante la gestión de software?
Las empresas están aumentando el ritmo de digitalizar sus procesos, como consecuencia los presupuestos de TI continúan creciendo. Esto requiere que las empresas valoren como administrar sus inversiones en software de manera eficiente.
Es muy frecuente que en los diferentes departamentos de las empresas se estén utilizando herramientas diferentes para solucionar el mismo problema. Evidentemente, esto produce la aparición de redundancias no deseadas qué desperdician recursos en forma de dinero y de tiempo.
Para una correcta gestión del software interdepartamental, es necesario comprender qué herramientas se están usando, con qué propósito, con qué frecuencia y por quién (empleados, departamento y proyectos).
Esta hoja de ruta tiene la finalidad de servir como guía para poder controlar la infraestructura del software empresarial.
Hoja de ruta para controlar y optimizar la gestión del software
Esta hoja de ruta consiste en 5 puntos que clarifican los aspectos más relevantes sobre la gestión del software y sus respectivas licencias.
1. Desarrollar un plan de gestión del software
En este punto, el objetivo es saber qué necesidades hay que cubrir, qué herramientas se necesitan, su presupuesto y el proceso de implementación.
Antes de buscar nuevas herramientas hay que valorar si las funcionalidades de las ya existentes pueden cubrir estas necesidades.
Si después de llevar a cabo esta tarea se necesitan contratar nuevos software, sería conveniente atribuir un presupuesto para ello y realizar una investigación que cumpla con los requisitos.
El último paso es escribir como y cuando implementar la integración de las nuevas herramientas.
2. Establecer un procedimiento de compra de los software y la asignación de las licencias
Es estrictamente necesario establecer un control en el proceso de compra, ya que de no ser así, pueden existir suscripciones y licencias duplicadas, plataformas que se superponen o herramientas no autorizadas.
Para mejorar el proceso de compra pueden aplicarse estos 5 pasos:
- Mapear los canales actuales para la compra del software.
- Identificar los puntos de fricción que ralentizan el proceso o generan trabajo adicional.
- Identificar los pasos más propensos a cometer errores.
- Diseñar un flujo de trabajo más efectivo para eliminar los cuellos de botella.
- Comunicar y compartir este nuevo procedimiento con los equipos.
3. Unificar la gestión de todos los software
Es fundamental centralizar la gestión de todas las suscripciones y licencias software para controlar su uso y presupuesto.
Sin un seguimiento adecuado de toda la infraestructura del software empresarial se puede incurrir en:
- Comprar suscripciones y licencias duplicadas.
- Existencia de herramientas cuyos propósitos se superpongan.
- Pagar por suscripciones y licencias que no se están utilizando.
Una plataforma de gestión del software cómo Wozala resuelve estos problemas al ofrecer un control total sobre toda la infraestructura software de la empresa.
Wozala te puede ayudar a:
- Detectar suscripciones y licencias duplicadas, superpuestas/redundantes y en desuso.
- Dejar de perder el tiempo invertido en tareas manuales y en largas auditorías de seguimiento.
- Ofrecer visibilidad completa y en tiempo real a los líderes de equipo para tomar mejores decisiones.
- Obtener información precisa y elaboración de informes exportables (por herramienta, por departamento, por proyecto, por empleado…)
Si quieres mantener un control total sobre la infraestructura del software de tu empresa, reserva una demostración personalizada.
4. Evitar las suscripciones duplicadas
Ya se ha tratado el tema de las suscripciones duplicadas en puntos anteriores, pero hay que reincidir en este aspecto, ya que existen otros riesgos asociados para las empresas aparte del derroche de capital.
No es inusual que una empresa esté pagando 2, 3, o incluso más veces la misma suscripción en sus distintos departamentos. Por ejemplo, dos equipos diferentes, como Marketing y Ventas, pueden estar pagando por una misma suscripción…
Además, la duplicidad en las suscripciones también genera otros problemas como la reducción de la productividad, las infracciones de seguridad y riesgos legales.
5. Seguimiento y análisis del uso de las suscripciones y licencias software.
Es crucial realizar un correcto seguimiento de las suscripciones y de las licencias software para comprender tanto el volumen como el uso que se les está dando.
La detección de herramientas/licencias infrautilizadas y en desuso puede generar ahorros sustanciales para la organización. Aunque sin un método eficiente, dicho seguimiento puede volverse realmente tedioso y con posibilidad de cometer errores.
Wozala permite realizar un seguimiento ágil y preciso para detectar estas ineficiencias y poder cancelar las suscripciones y licencias no deseadas, evitando así las renovaciones sorpresa.
Conclusión
El gestionar toda la infraestructura de software de una empresa con hojas de cálculo o métodos poco eficientes es motivo de ineficiencias y riesgos.
Como alternativa, existe Wozala, una plataforma para controlar y optimizar todas las suscripciones y licencias software. Ahorra tiempo y dinero con Wozala.
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