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¿Sigues usando excel para gestionar tus suscripciones?

El nacimiento de Excel

Corría el año 1982 cuando Microsoft ya comercializaba un programa para hojas de cálculo llamado Multiplan. A pesar de su popularidad, no pudo hacer frente a su competidor, Lotus 123, por eso, sacó al mercado Excel, un programa mucho más rápido y que iba renovando cada dos años con nuevas versiones que lo hacían mucho más completo a la hora de gestionar tus suscripciones

Tras años de desarrollo, no sería hasta el 1993 cuando otra empresa del sector financiero con un software llamado también Excel demandaría a Microsoft por usar el mismo nombre que ellos.

La primera solución por parte de Microsoft fue tener que hacer referencia a su software como “Microsoft Excel” en todos sus comunicados de prensa oficiales y documentos jurídicos.

Finalmente, esta práctica ha ido cayendo en desuso, y más cuando Microsoft adquirió la marca del otro software.

¿En qué consiste Excel?

La interfaz de Excel ofrece a los usuarios la apariencia de una hoja de cálculo infinita, el software muestra filas y columnas que dan origen a celdas en las que se pueden insertar datos y fórmulas, con referencias relativas, absolutas o mixtas.

Debido a todas las versiones, Excel es el primer software que permite al usuario definir el estilo (fuente, atributos de carácter y celdas) de la hoja de cálculo. También introdujo una funcionalidad muy aplaudida por los usuarios que fue la recomputación inteligente de celdas cuando han sido modificadas, es decir, que la información se actualiza al momento. Además, Excel tiene una gran capacidad gráfica permitiendo a sus usuarios realizar entre otras muchas cosas, listados usados en combinación de correspondencia

Actualmente, no se puede dudar del gran potencial que tiene Excel a la hora de agilizar procesos, sobre todo, aquellos que tienen relación con los cálculos. Sin embargo, también es conocido que este software no se desarrolla uniformemente en todas las tareas.

Por eso, vamos a comentar las principales ventajas y desventajas que implica usar las hojas de cálculo de Excel en nuestro día a día. Pero, te anticipamos que en la actualidad existen decenas de alternativas orientadas a objetivos más específicos, por lo que Excel está dejando de ser la opción preferida.

Ventajas de Excel en la gestión de suscripciones

1. Crea completas bases de datos

Excel puede ser un gran aliado para aquellas personas sin grandes conocimientos que necesitan recopilar pequeños volúmenes de datos, ya que permite recolectar, filtrar y hacer búsquedas de forma ágil.

2. Disponibilidad de multitud de fórmulas

Excel cuenta con numerosas fórmulas que dan la opción de desarrollar diferentes tipos de tareas. Cierto es que su uso no es sencillo y la curva de aprendizaje es alta. Sin embargo, una vez lo conoces, las posibilidades para potenciar tus hojas de cálculo son muy amplias.

Las funcionalidades de Excel se dividen en categorías que muestran su utilidad, de este modo podemos encontrar fórmulas de ingeniería, financieras, matemáticas, etc. Estas nos permitirán ahorrar tiempo y obtener cálculos precisos.

3. Plantillas

Hace ya tiempo que Excel incorporó el uso de plantillas personalizables con el objetivo de potenciar las posibilidades del usuario. Estas son fáciles de utilizar y muy útiles para realizar tareas específicas como crear facturas, presupuestos o bases de datos.

4. Gráficos

Los gráficos son la forma visual de interpretar los datos. Es fácil de hacer con Excel ya que lo único que se necesita tener es una tabla con sus encabezados y valores.

Basta con seleccionarlos, acceder a la sección de gráficos y elegir el que más nos convenza entre las opciones disponibles (barras, lineales, circulares, etc.).

5. Tablas dinámicas

Una de las utilidades más interesantes y potentes de Excel son las tablas dinámicas, ya que dan la posibilidad de reducir grandes cantidades de datos. También, permiten ordenar los datos de acuerdo a diferentes criterios.

Son muy utilizadas a la hora de crear informes y datos de grandes tablas. Se actualizan fácilmente y puedes generar gráficos más precisos.

Desventajas de Excel para gestionar tus suscripciones

1. Diferentes versiones

La existencia de diferentes versiones de un mismo programa es algo que puede generar diferentes problemas. Ejemplo de ello es, que tengas un archivo de 2015 e intentes abrirlo ahora, puede haber fórmulas que no funcionen. Todo esto entorpece mucho el trabajo en equipo.

2. Curva de aprendizaje alta

Si bien es cierto que Excel es un software que potencia resultados y agiliza procesos, es primordial saber usarlo para sacarle todo su provecho. Si por lo contrario, no te desenvuelves con soltura, te sentirás frustrado al ir lento y sentirte estancado.

3. Fórmulas complejas

Anteriormente, hemos hablado de la alta curva de aprendizaje que presenta Excel y que su uso no es sencillo. Incluso al ver sus guías técnicas nos damos cuenta de lo complejo que son sus términos.

4. Manejo de datos

Por eso hemos dicho que Excel es apropiado para pequeñas bases de datos, ya que cuando estas empiezan a ser más amplias, este programa empieza a presentar fallos que lo ralentizan, incluso la pérdida de información

5. Coste de la licencia

Excel no es gratuito, por lo que implica un coste. A nivel empresarial, donde existen gran números de licencias, su uso puede suponer un coste elevado.

Conclusión

No se puede dudar de la eficacia y popularidad de un programa como Excel, ¿o sí? 

Sí, claro que sí, es un gran programa para gestionar bases de datos pequeñas o realizar facturas y valernos de sus fórmulas para agilizar nuestro trabajo.

Pero, si por el contrario necesitas identificar y gestionar tus suscripciones y llevar un control de la inversión que realizas sobre las mismas, este programa no es recomendado por los fallos que puede conllevar su uso.

Por eso, queremos presentarte Wozala, una alternativa mucho más apropiada y segura en la gestión y optimización de tu inversión en licencias software.

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