SEO, SEM, SAAS y ahora, SAM. El mundo digital está lleno de siglas, todas ellas importantes y necesarias de aplicar en nuestro día a día.
Posiblemente, estés familiarizado con unas más que con otras, pero vamos a intentar explicarte de la mejor manera posible qué es esto de SAM (software asset management) y cuáles son los beneficios que te puede aportar.
Dentro de empresas y organizaciones es verdaderamente difícil identificar las licencias software contratadas, por lo que su gestión resulta prácticamente imposible.
Aquí es donde la implementación de SAM tiene una gran importancia en empresas y organizaciones, ya que mejora el control y gestión de las licencias software contratadas.
¿Qué es SAM?
Las siglas SAM hacen referencia a software asset management, que en español se puede traducir como gestión de activos software. Y esto hace referencia a las buenas prácticas que hay que considerar a la hora de optimizar la gestión de los activos software y licencias dentro de una empresa. Esto se hace siguiendo las pautas establecidas por las ISO/IEC 19770.
Nunca se le dio tanta importancia a SAM como en la actualidad. Y es que grandes empresas y organizaciones se han dado cuenta de que no estaban llevando ningún control sobre las mismas, lo que se tradujo en grandes pérdidas económicas.
Debido a la importancia de la gestión de activos software, esta se ha convertido en una de las tareas cotidianas para aquellas empresas que quieran mejorar el control y la gestión de sus licencias.
¿Por qué es importante SAM dentro de las empresas?
Todos, desde autónomos a empresas, pasando por personas individuales y grandes corporaciones, nos valemos de herramientas y software para desempeñar nuestros trabajos.
Si nos centramos en grandes empresas, con numerosas oficinas, trabajadores y clientes, podemos llegar a imaginar la cantidad de licencias software que tienen en vigor. Muchas de ellas nos han confirmado que siguen usando Excel para gestionarlas pero esto es un problema, por eso, vamos a centrarnos en SAM, ya que es la mejor forma de optimizar la gestión de los activos software utilizados en una empresa.
A continuación, te enumeramos algunos de los numerosos beneficios de una correcta administración y gestión de activos software:
1. Optimizar tu inversión
Uno de los principales y más buscados beneficios de la gestión de activos software es la de optimizar la inversión reduciendo costes en licencias.
Los primeros pasos para conseguir lo anterior es conocer e identificar todos los activos software que tiene adquiridos una empresa y así saber el uso real de los mismos.
Hay que conocer la implementación de las licencias software para asegurarse y evitar que un usuario tenga la misma licencia asignada dos veces o lo que es peor, que ni siquiera esté haciendo uso de ella, cosa que es más habitual de lo que puede parecer.
Finalmente, conseguiremos evitar sanciones económicas al infringir condiciones impuestas en los contratos de las licencias o las más frecuentes renovaciones automáticas.
SAM nos ayuda a conseguir todo lo anterior, lo que se traducirá en una óptima gestión del presupuesto sobre los activos software de la empresa.
2. Seguridad en la gestión
Otro de los grandes beneficios del SAM es la seguridad en la gestión de activos software minimizando riesgos relacionados con el incumplimiento de las condiciones de uso o al utilizar políticas inapropiadas de uso.
Algunas de las prácticas más habituales en términos de seguridad con las que nos encontramos son:
- La restricción a la hora de descargar software.
- Las políticas de creación y la necesidad de identificarse para acceder.
- Control sobre las actualizaciones.
- La asignación de los software a usuarios o departamentos con la preparación necesaria para hacer uso de ellas.
3. Garantizar procesos
Para finalizar con los beneficios, vamos a destacar de SAM su posibilidad de asegurar el correcto cumplimiento de los contratos de las licencias software, así como la optimización de cada recurso y licencia existente.
Los trabajadores podrán aumentar su productividad y realizar sus trabajos de una forma mucho más ágil y eficiente, ya que dispondrán de información detallada y precisa sobre las herramientas que utilizan.
Al final, gracias a la correcta gestión de los activos software, la empresa se ve recompensada con una gran mejora en los procesos y tareas.
¿Cómo se implementa SAM?
Para ejecutar SAM hay que seguir los siguientes pasos:
1. HACER INVENTARIO DE LOS SOFTWARE
Empezaremos realizando una auditoría con el fin de realizar un inventario de todos los activos software que tiene la empresa.
2. REUNIR LICENCIAS Y DERECHOS DE USO
También, es imprescindible reunir todos los contratos asociados a las licencias software para saber sus condiciones y cláusulas.
3. CONOCER LA FRECUENCIA DE USO
Tras todo lo anterior, deberemos evaluar el uso real de cada uno de los software, con esto podremos saber la frecuencia de uso de cada uno de ellos y ajustarlo a nuestras necesidades.
4. CONTROLAR LOS CICLOS DE VIDA
Desde que tenemos la necesidad de usar un software empieza su ciclo de vida, el cual finaliza con la retirada o desinstalación del mismo.
Para poder mejorar cada una de sus etapas es fundamental tener a mano las políticas que moderen y establezcan los pasos a seguir en cada una de ellas.
Conclusión
Gestionar los activos software de tu empresa te garantizará una inversión mucho más óptima gracias a un mayor control sobre el uso real de los mismos.
SAM se debe convertir en una rutina continua que mantenga actualizado el estado de nuestros software y herramientas.
Desde Wozala queremos ayudarte en la identificación y seguimiento de tus licencias software a fin de conseguir la optimización de tu inversión y el tiempo dedicado a la gestión de activos software.