Los retos en la gestión del software para las startups en 2023

Este año 2023, estará lleno de altibajos debido a la situación macroeconómica, sobre todo para las startups y empresas en crecimiento. Aunque también será una oportunidad para las que consigan optimizar sus procesos operativos, de esta forma se mantendrán solventes hasta su próxima ronda de financiación. 

En este artículo daremos una serie de pautas y recomendaciones para optimizar el segundo mayor gasto para las empresas, el software.

Estos son los 5 principales retos a los que se enfrentan las startups en relación con la gestión del software:

  1. Redundancia en las herramientas contratadas

  2. Optimizar costes sin alterar los procesos internos

  3. Evitar la tecnología oculta

  4. Onboarding eficiente

  5. Offboarding seguro

          ¡Vamos a desarrollar estos puntos!

          1. Redundancia en las herramientas contratadas

          En las startups es muy habitual probar nuevas herramientas para realizar ciertas tareas o automatizar procesos. Y esto puede derivar en tener varias herramientas contratadas con funcionalidades superpuestas.

          Por ejemplo, el equipo de marketing de una startup utiliza un CRM para gestionar su base de datos y a la vez también tiene contratada una herramienta de prospección. Podría suceder que el propio CRM ya cuente con una funcionalidad para prospectar, por lo que se estaría incurriendo en un gasto innecesario. 

          Existen categorías de software en las que es más fácil que aparezcan redundancias. Hay que tener especial cuidado en las siguientes categorías: LMS, aplicaciones de colaboración de equipo y aplicaciones de gestión de proyectos/tareas, entre otras.

          No siempre es fácil detectar funcionalidades superpuestas entre las diferentes herramientas que tenemos contratadas, por eso nos gustaría lanzar los siguientes consejos para evitar redundancias:

          • Comunicación con el equipo para conocer las herramientas actuales

          • Identificar las categorías de las herramientas contratadas

          • Realizar un seguimiento del uso del software

          • Analizar los movimientos de cuenta para detectar posibles suscripciones ocultas

          • Priorizar las herramientas más importantes

          • Compartir los gastos en software con el equipo y saber para qué se está utilizando cada uno

          Al aplicar estos consejos, no solo ahorrarás dinero, sino que todo el equipo será consciente del software que se está utilizando en la empresa y esto ayudará a tomar mejores decisiones en próximas contrataciones. 

          Aunque llevar el control sobre el stack tecnológico de forma manual puede requerir bastante tiempo en la gestión y existe una mayor probabilidad de cometer errores. 

          2. Optimizar costes sin alterar los procesos internos

          Es muy importante saber cómo optimizar el presupuesto en software sin que altere de forma crítica los procesos internos. Y para eso hay que detectar las herramientas clave para las operaciones del día a día.

          Algunas de las herramientas clave para una startup pueden ser: plataforma de atención al cliente, software de procesamiento de pagos, herramientas vinculadas a la página web, CRM, …

          Evidentemente, cada startup tiene su propia idiosincrasia, pero a la hora de optimizar la inversión en software, es fundamental tener en cuenta las herramientas clave para no alterar el buen funcionamiento de la startup.

          3. Evitar la tecnología oculta

          Cuando nos referimos a evitar la tecnología oculta, significa la contratación de nuevos software por parte de otros departamentos o miembro del equipo sin el conocimiento del responsable o departamento TI

          Esto puede resultar crítico, ya que el responsable o departamento TI es quien debería controlar la tecnología de la empresa debido a su rol.

          Hay estudios que demuestran que las startups tienen alrededor de un 30% de software oculto para TI, y este porcentaje se incrementa a medida que la empresa crece. Como consecuencia, la tecnología oculta puede acarrear grandes costes no identificados, la contratación de software que no aportan verdadero valor a la empresa y otros riesgos de seguridad.
           

          Aquí algunos consejos para evitar que el software quede oculto para el equipo de TI:

          • Comunicación interna para valorar la necesidad de incorporar nuevas herramientas que ayuden al negocio

          • Crear un proceso para nuevas contrataciones software de la mano del equipo TI

          • Utilizar una plataforma de gestión software para tener una visibilidad completa y poder controlar todo el stack tecnológico

          4. Onboarding eficiente

          La incorporación de un nuevo miembro al equipo es otro de los retos más importantes que tienen las startups en el 2023.

           

          La adaptación del nuevo miembro se realiza de forma progresiva y por el camino hay que entender qué necesita esta persona para poder desempeñar sus funciones de forma efectiva y en sincronía con el resto del equipo.

          Por eso es importante plantearse algunas cuestiones como: 

          • ¿Qué herramientas necesita esta persona para hacer su trabajo?

          • ¿Quién tiene que valorar y asignar las nuevas licencias o accesos a las herramientas?

          • ¿Cómo se gestionan y comparten las claves de acceso?

          5. Offboarding seguro

          Lo mismo ocurre cuando una persona deja el equipo. Hay que intentar seguir un proceso para evitar perder información relevante, prevenir posibles vulneraciones de datos y restringir el acceso a los software del miembro que sale de la empresa.

          Wozala hace posible la gestión eficiente de los software

          Para superar los retos en la gestión del software que tienen las startups existe una única solución: centralizar todos estos procesos.

          De este modo se podrán controlar todos los procesos y tareas involucradas en la administración del software, se tendrá visibilidad inmediata de todas las herramientas contratadas para saber su coste y quién las está utilizando.

          Además, y quizás lo más importante, el uso eficiente de la tecnología impulsará a las startups hacia el siguiente nivel.

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