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Checklist de 10 pasos antes de comprar un nuevo software

Contratar un nuevo software no es una decisión que deba tomarse a la ligera, ya que puede resultar crítico para la empresa. Por eso, es recomendable realizar una serie de comprobaciones antes de contratar el nuevo software, de este modo evitaremos posibles pérdidas de dinero, de tiempo y otra serie de problemas.

En el 2022, llevamos a cabo un estudio de mercado en el que entrevistamos a más de 100 Responsables TI y desafortunadamente, solo un 20% afirmaron que el software contratado agrega valor al negocio.

Las dinámicas de mercado que estamos viviendo, obliga a los equipos a adaptar de forma acelerada la tecnología de la empresa a las nuevas necesidades y objetivos. Esto provoca que las suscripciones a herramientas se acumulen y se desperdicie dinero si no son utilizadas. Por otro lado, olvidarse del software contratado también puede provocar infracciones peligrosas en el cumplimiento de los datos, dañar la colaboración entre los equipos, incluso la cultura empresarial.

Para evitar lo anterior, sería conveniente implementar un proceso para asegurarse de evaluar correctamente el nuevo software y de que se está invirtiendo en herramientas que seguirán generando valor en el futuro.

A continuación, exponemos una lista de 10 pasos que recomendamos aplicar antes de contratar un nuevo software:

1. Comprueba los software existentes

Los software duplicados o similares son uno de los principales obstáculos presupuestarios a la hora de escalar los negocios. Y sin una gestión centralizada, es poco probable que tenga visibilidad de todas las herramientas que utiliza su empresa, y podría terminar pagando por la funcionalidad que ya tiene en una suscripción existente. Consulte con otros equipos y obtenga un inventario completo de su software antes de contratar nuevas herramientas.

2. Valora la escalabilidad del software

Algunas herramientas están enfocadas específicamente a las empresas en crecimiento, otras para ampliaciones más concretas y otras para negocios consolidados. Si, por ejemplo, tu empresa se encuentra en la etapa de crecimiento, no solo compres el software para la etapa actual. Si no, verifica que las herramientas puedan admitir más usuarios, clientes, mayor volumen de operaciones y todas las demás cosas que cambiarán a medida que su empresa escala. De lo contrario, tendrás que cancelar y reemplazar el software antes de darte cuenta, lo cual generará costes adicionales y frustración para los equipos que dependen de él.

3. Hackea tu stack tecnológico actual

El crecimiento para las empresas que se encuentran en esta etapa de expansión, no suele producirse de forma exponencial. Y puede suponer un gran riesgo el contratar herramientas empresariales más caras y pesadas. Por eso, es recomendable valorar otras opciones menos arriesgadas hasta transicionar a la siguiente etapa. Como, por ejemplo, ampliar el plan de las soluciones actuales o intentar complementar estas necesidades con otros procesos internos.

4. Colaborar con finanzas y TI

El software no aprobado suele causar problemas a los equipos de TI y finanzas. Si TI no ha sido parte del proceso de evaluación, pueden surgir problemas inesperados de integración con las herramientas existentes y causar complejidad de back-end. Y si el equipo de finanzas no está involucrado, puede causar problemas con la conciliación, el presupuesto y la previsión. Por lo tanto, es recomendable incorporar a estos dos equipos para asegurarse de que el software no cause más problemas de los que resuelve.

5. Asegúrate de la compatibilidad del software

Asegúrese de que el software que contrates sea compatible. Las violaciones de datos son costosas, tanto en términos de multas como del daño a la reputación que causan. Nuevamente, vincular a los equipos de TI y seguridad puede ayudarte a evaluar el nuevo software y evitar pelear para demostrar el cumplimiento cuando llegue el momento de solicitar la certificación ISO27001.

6. Dejar margen en el presupuesto

El precio del software no siempre es fijo. Normalmente, el precio inicial anunciado no es exactamente el precio que se termina pagando. Añadir más puestos y usuarios, actualizar la funcionalidad o pagar según el uso puede significar que los costes superen la inversión inicial prevista. Por lo tanto, recomendamos asegurarse de controlar los posibles costes adicionales y cuándo se van a añadir, para que de este modo se pueda ajustar el presupuesto.

7. Evalúa el uso del software

El crecimiento para las empresas que se encuentran en esta etapa de Una de las razones por las que es tan complicado evaluar el valor del software, es debido a la dificultad de demostrar con qué frecuencia se usa realmente. Si el usuario principal se va o cambia de equipo, se incorporan nuevas y mejores herramientas al negocio o si tiene que modificar la estrategia, las herramientas pueden perder su utilidad. Asegúrate de que no se olviden de ellos: programe controles regulares para asegurarse de que el software siga agregando valor y, si no es así, cancélalo.

8. Vigila las fechas de renovación

El software puede resultar fácil de comprar, pero difícil de cancelar. Muchos proveedores de software hacen que los procesos de cancelación sean bastante opacos, con procesos largos que se extienden hasta el siguiente período de suscripción. Por eso es recomendable apuntar las fechas de renovación en su calendario y descubrir exactamente qué implican los procesos de cancelación, de este modo habrá tiempo suficiente para cancelar un software que se va a dejar de utilizar.

9. Crea un proceso de offboarding de los empleados

Es muy común seguir pagando por suscripciones y licencias software de los empleados que abandonan la empresa. Por eso es importante tener un proceso bien definido para la desvinculación de los empleados y asegúrese de que haya un traspaso adecuado de las herramientas.

10. Documentar, comunicar y repetir

Los procesos sólo serán efectivos si están integrados en toda la empresa y se aplican para cada nueva solicitud de software. De aquí la importancia de que los procesos estén correctamente documentados y se comuniquen a todo el equipo.

La plataforma de gestión del software de Wozala, ofrece una mejor visibilidad sobre el software de toda la empresa, cuánto cuesta y quién lo usa. Ayudando a administrar el software durante todo su ciclo de vida, lo cual facilita la creación de procesos y garantiza que todo el software que se está pagando aporte valor.

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