Cada empresa tiene una infraestructura software diferente en función de sus necesidades, sector, tamaño y otras casuísticas internas. Aun así, existen una serie de pasos clave que cualquier empresa puede aplicar para reducir el gasto en software.
Paso 1: Descubrir todos los activos software
Hay estudios como el de Gartner que demuestran que entre el 30 y el 40% de los activos software de una empresa permanecen ocultos.
¡Es un dato alarmante, pero en España es aún peor!
Durante el año 2022 realizamos un estudio de mercado en el que entrevistamos a más de 100 Responsables de IT y en algunas empresas el software oculto era superior al 40%.
Resulta evidente que el tener una mayor visibilidad de los activos software que tiene contratados una empresa ayuda a detectar herramientas no utilizadas o duplicadas, de este modo, se puede reducir el gasto en software de inmediato.
Para tener una visión global sobre todo el stack tecnológico y cómo está integrado en la empresa es necesario saber:
- Qué herramientas software se están utilizando
- Qué departamento, equipo o empleados están usando las herramientas
- Cuánto cuesta cada suscripción o licencia software
- Cómo se utilizan las herramientas
- Cuándo se renuevan los contratos o planes de las herramientas
Existen varios métodos para descubrir los software que tiene contratados una empresa, aunque lo recomendable es utilizar una plataforma de gestión de activos software para que esta detección se haga casi de forma automática.
Paso 2: Ordenar los software según su coste
El proceso de descubrimiento saca a la luz una larga lista de herramientas software. Para poner orden, lo ideal es ordenar las herramientas por coste y empezar a analizarlas la mayor a menor. Normalmente, los software más caros son los más importantes para la empresa, estos pueden ser: ERP, CRM o plataformas de comercio electrónico.
Para reducir el gasto en software se debe analizar las funcionalidades de cada herramienta y ver si existen funcionalidades superpuestas o herramientas infrautilizadas. Un ejemplo sencillo sería, tener contratado un CRM como Hubspot y una herramienta de email marketing como Mailchimp, quizás en el plan de Hubspot ya esté incluida la funcionalidad de email marketing, por lo que se estaría incurriendo en un coste innecesario.
Paso 3: Optimizar las licencias no utilizadas para reducir el gasto en software
Las licencias no utilizadas representan gran parte del gasto desperdiciado. Una mayor visibilidad del stack tecnológico ayuda a identificar quién usa qué suscripciones. De esta forma, se puede reasignar las licencias actuales que no están siendo utilizadas y permite que las empresas determinen las necesidades futuras de las licencias.
Una imagen clara de la utilización de las licencias también permite realizar una negociación más informada con el proveedor de software. Una recomendación es identificar las licencias de cada software tres meses antes de la renovación de contrato con el proveedor, de esta forma nos aseguraremos que las licencias no utilizadas no se renueven.
Paso 4: Establecer una guía para compras futuras
Primero hay que analizar cómo se está comprando el software en la empresa para detectar por qué surgen las ineficiencias.
Una vez detectados los puntos críticos, es hora de definir un proceso de compra más eficiente, lo cual contribuirá a reducir el gasto en software de cara al futuro.
Un aspecto importante en el proceso de compra del software es hacerlo de forma centralizada mediante una plataforma específica, donde solo determinados cargos tengan acceso para poder comprar y controlar el software que se está utilizando en la empresa.
Paso 5: Cancelar las licencias y suscripciones software duplicadas
Para reducir el gasto en software es crucial cancelar las licencias y suscripciones de software duplicadas. Es muy común que diferentes departamentos tengan contratados dos software para hacer lo mismo. Aquí existe una duplicidad, lo cual se traduce en un gasto innecesario.
Evidentemente, habría que ver más en detalle el uso que se le está dando a cada software en los diferentes departamentos, pero existe la posibilidad de que ambos departamentos puedan utilizar una única herramienta en vez de pagar dos herramientas que sirven para lo mismo.
Paso 6: Comparar con otras soluciones software para influir en las negociaciones
Las renovaciones de los software empresariales suelen producirse una vez al año, aunque también existen contratos trimestrales y mensuales. Eso significa que durante el año no hay muchas oportunidades para reducir el gasto en software.
Una buena práctica para negociar con los proveedores cuando llegue el momento de renovar el contrato es hacer la comparativa con otras soluciones software similares. De esta forma, nos aseguramos de que estamos pagando un precio justo por cada licencia o suscripción de software.
Paso 7: Implementar un sistema de registro software
El último paso para reducir el gasto en software y que ya hemos comentado en pasos anteriores, es implementar una plataforma de gestión de activos software (SAM) para centralizar todas las operaciones.
Una plataforma como Wozala permite detectar, controlar y optimizar todas las licencias y suscripciones software contratadas.